Folhas soltas e documentos avulsos
Contratos, notas fiscais, pastas de RH e documentos administrativos de A8 a A3. Digitalização em massa com controle de lote e conferência página a página.
Bureau de digitalização B2B
Digitalização de Documentos para Empresas
Bureau com 4 unidades próprias, coleta em todo o Brasil e operação in loco. OCR, PDF/A e entrega indexada.
- 20 milhões de páginas digitalizadas
- 4 unidades próprias
- Coleta em todo o Brasil
Solicitar orçamento
Conte o volume aproximado e a cidade do acervo. Respondemos com a estimativa e os próximos passos.
20 milhões
de páginas digitalizadas
4 unidades
próprias: Curitiba, Porto Alegre, Florianópolis e São Paulo
Coleta nacional
logística própria e operação in loco
0800 444 1199
atendimento comercial
Serviços
Serviços de digitalização de documentos
Cada tipo de acervo exige um equipamento e um fluxo diferente. Estes são os serviços que executamos nas 4 unidades e na digitalização in loco.
Livros, processos e encadernados
Livros contábeis, processos judiciais, atas e periódicos. Desencadernação e reencadernação quando o original precisa voltar íntegro.
Plantas de engenharia em A0 e A1
Scanners de grande formato para plantas, projetos e mapas até A0. Entrega em PDF/A ou TIFF, com resolução ajustada à leitura de cotas e traços finos.
Prontuários e documentos sensíveis
Prontuários, fichas de pacientes e documentos com dados pessoais. Acesso restrito, rastreio por lote e equipe sob termo de confidencialidade.
Digitalização in loco na sua empresa
Montamos a operação dentro da sua sede quando o acervo não pode sair. Equipamentos, equipe e supervisão da Documentalize no seu espaço.
Indexação, OCR e organização do acervo
OCR em português, índices por campo (CNPJ, data, número do processo) e estrutura de pastas definida com você. O arquivo passa a ser pesquisável.
Para quem
Digitalização de documentos por segmento
O acervo muda conforme a área. Veja o que a terceirização da digitalização resolve em cada uma.
Jurídico e cartórios
Escritórios e cartórios guardam processos encerrados que ainda precisam ser consultados. Encontrar uma peça de 2011 em caixa-box leva horas. Com o acervo digitalizado e OCR aplicado, a busca por número de processo ou nome da parte devolve o documento na hora, e o papel sai da sala de trabalho.
Saúde e clínicas
Prontuário em papel se degrada, some e circula sem rastreio — exatamente o oposto do que a LGPD exige. A digitalização cria uma cópia indexada por paciente e data de atendimento, com acesso controlado, e libera o espaço ocupado pelo arquivo morto da recepção.
Engenharia e construção
Plantas A0 dobradas rasgam nas marcas e não cabem em scanner comum. Digitalizamos em grande formato preservando cotas e traços finos, e entregamos os arquivos organizados por obra e disciplina, para a equipe de campo abrir no celular sem carregar rolo de papel.
RH e departamento pessoal
Pastas funcionais crescem a cada admissão e precisam ser mantidas por décadas. Auditoria, reclamatória trabalhista e fiscalização pedem documento específico com prazo curto. Com as pastas digitalizadas por matrícula e tipo de documento, a resposta sai no mesmo dia.
Contabilidade
Escritórios contábeis acumulam notas, guias e livros de dezenas de clientes, com prazos legais de guarda diferentes. A digitalização em massa reduz o custo de armazenagem e permite devolver ou descartar o físico depois, mantendo o acervo pesquisável por CNPJ e competência.
Setor público
Órgãos públicos precisam atender pedidos de acesso à informação e transferir acervos para sistemas próprios. Trabalhamos com processo licitatório, planilha de volumes por tipo documental e entrega em formatos e metadados compatíveis com o sistema do órgão.
Como funciona
Como funciona a digitalização dos seus documentos
Cinco etapas, do primeiro contato à devolução do acervo.
- 1
Diagnóstico e orçamento
Levantamos volume, formatos, estado de conservação e prazo. O orçamento sai com preço por página e escopo fechado.
- 2
Coleta ou operação in loco
Retiramos o acervo com logística própria e controle de caixas, ou montamos a equipe dentro da sua empresa quando o documento não pode sair.
- 3
Preparação
Higienização, remoção de grampos e clipes, desamassamento e ordenação. É a etapa que define a qualidade da imagem final.
- 4
Digitalização, OCR e indexação
Captura em scanner adequado ao formato, tratamento de imagem, OCR em português e metadados nos campos combinados com você.
- 5
Entrega e destinação
Arquivos entregues em mídia, nuvem ou GED. Os originais voltam organizados nas caixas ou seguem para descarte com registro.
Preços
Quanto custa digitalizar documentos
Faixas de referência praticadas pelo bureau. Use a calculadora abaixo para uma estimativa do seu volume.
| Tipo de acervo | Preço | Unidade |
|---|---|---|
| Folhas soltasDocumentos avulsos de A8 a A3: contratos, notas, pastas de RH. | a partir de R$ 0,30 | por página |
| Livros e encadernadosLivros contábeis, processos, atas e periódicos, com ou sem desencadernação. | a partir de R$ 1,00 | por página |
| Plantas de engenhariaPlantas e projetos em A1 e A0, em grande formato. | a partir de R$ 15,00 | por unidade |
OCR e certificação são cobrados à parte. O valor final depende do volume, do formato, do estado do papel e dos serviços adicionais contratados — preparação, indexação por campo, guarda dos originais ou descarte.
Simulador de Preços
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Descubra quanto custa digitalizar seu acervo. Rápido, sem compromisso.
DocumentosEtapa 1 de 6
Quais tipos de documentos você precisa digitalizar?
Selecione todos que se aplicam.
Conformidade
Qualidade, segurança e conformidade
O que garante que o arquivo entregue substitui o papel e resiste a auditoria. Detalhamento completo na página do Decreto 10.278/2020.
PDF/A e validade jurídica
Entregamos em PDF/A (ISO 19005), o formato exigido pelo Decreto 10.278/2020 para que o arquivo digitalizado tenha o mesmo valor legal do papel.
Assinatura ICP-Brasil
Cada lote pode ser assinado com certificado ICP-Brasil, provando autoria, data e integridade do conteúdo digitalizado.
Resolução e controle de qualidade
Captura a partir de 300 dpi, tratamento de imagem e conferência por amostragem antes da entrega. Página ilegível volta para recaptura.
OCR e metadados
OCR em português e metadados de data, responsável e hash gravados no arquivo, conforme os requisitos do decreto.
LGPD e sigilo
Acervo em área controlada, acesso restrito por projeto e equipe sob termo de confidencialidade. Rastreio por caixa e por lote.
Destinação dos originais
Depois da entrega, os originais voltam organizados ou seguem para descarte com registro. Alguns tipos documentais têm guarda obrigatória e não podem ser descartados.
Demonstração interativa
O que é OCR e por que muda tudo
Veja a diferença entre uma imagem escaneada e um PDF/A com texto pesquisável
contrato_prestacao_servicos.pdf
ImagemCONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Entre as partes: Empresa ABC Ltda., CNPJ 00.000.000/0001-00
Cláusula 1ª — O presente contrato tem por objeto...
Cláusula 2ª — O valor total do contrato é de R$ 12.000,00
Cláusula 3ª — As partes elegem o foro da comarca de Curitiba
Assinado digitalmente conforme ICP-Brasil
Data: Janeiro de 2024 — Validade: 12 meses
Testemunhas: João Silva e Maria Souza — contrato firmado
Imagem estática — nenhum texto reconhecido
✕ Sem OCR
Arquivo de imagem. Não é possível pesquisar, copiar ou indexar o conteúdo.✓ Com OCR
Texto reconhecido. Busca instantânea, cópia de trechos e indexação automática.Decreto nº 10.278/2020
O que torna um documento digitalizado juridicamente válido
9 requisitos obrigatórios que a Documentalize aplica em cada arquivo
contrato_digitalizado.pdf
CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Empresa ABC Ltda. — CNPJ 00.000.000/0001-00
Cláusula 1ª — Do objeto e escopo do contrato
Cláusula 2ª — Valor R$ 12.000,00 / 12 meses
Foro: Comarca de Curitiba — PR
Assinado digitalmente conforme ICP-Brasil
Metadados Obrigatórios
Título
—————
Autor
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Tipo Documental
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Assunto
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Responsável
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Data e Hora
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Local / Cidade
—————
Identificador Digital
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Hash SHA-256
—————
PDF simples — sem validade jurídica
Documento sem metadados
Sem esses 9 metadados obrigatórios, o documento digitalizado NÃO substitui o original físico perante a lei. A Documentalize garante conformidade total em cada arquivo processado.
Onde ficam os metadados?
3 formas de nunca perder os metadados do seu documento
Independente do sistema que você usa, seus metadados sempre estarão acessíveis.
↓ ↓ ↓
Dentro do PDF/A
RecomendadoPlanilha XLS / CSV
ImportávelWedoks
PlataformaMetadados gerados
Cobertura nacional
Unidades e cobertura nacional
Operamos com bureaus próprios em Curitiba, Porto Alegre, Florianópolis e São Paulo. Para demais cidades, organizamos coleta dos documentos sem custo adicional em projetos de maior volume — também digitalizamos in loco quando o acervo precisa permanecer na sua sede.
Sede principal
Curitiba/PR
Av. Sete de Setembro, 5739 — Água Verde
CEP 80250-205
Unidade Sul
Porto Alegre/RS
Rua Monteiro Lobato, 422 — Partenon
(51) 3391-7471Ver página de Porto AlegreUnidade Litoral
Florianópolis/SC
Filial Grande Florianópolis — atendimento por agendamento
0800 444 1199Ver página de FlorianópolisUnidade Sudeste
São Paulo/SP
Av. Eng. Luiz Carlos Berrini, 1681, salas 111/112
(11) 5096-2020Ver página de São PauloSua cidade não está na lista? Atendemos mesmo assim.
Coletamos documentos em qualquer cidade do Brasil. Para grandes volumes, a coleta é gratuita.
Prova Social
Depoimentos e cases de clientes
4.9no Google
Nossa experiência com a Documentalize foi excelente. São profissionais atenciosos e cuidadosos com o acervo. Anos depois, quando precisamos de backup, todos os arquivos estavam lá — muito bem guardados e organizados.
Salete Chiamulera
Gestora de Documentos
FAQ
Perguntas frequentes sobre digitalização de documentos
Orçamento
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